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流程革命2.0—让战略落地

战略变了,流程却没有变,企业沿用以往的套路,怎么可能……

某建筑设计研究院知识管理项目

2012-03-29 17:26作者admin
【本文导读】某建筑设计研究院在软件平台搭建完成后还通过五个试点项目对规划成果进行检验,取得了重大的成效。

公司背景

某建筑设计研究院在知识管理方面已经进行过较长时间的积累,特别是从2008年开始通过一年的时间在院内生产所及各个职能部门进行了系统的知识管理诊断及整体规划,梳理出了符合该院要求的知识历程图及流程表单和模板,用于设计过程中知识点的判别和沉淀,并通过软件系统落实到员工的工作平台上。在软件平台搭建完成后还通过五个试点项目对规划成果进行检验,取得了重大的成效。

客户需求

在2009年,该研究院所知识管理工作在08年的基础上,进一步深化推广,由试点单位/项目,向全院进行推广,充分检验了前期知识管理咨询及系统实施的成果。知识管理工作逐渐成为院内员工的一项日常性工作,知识管理系统的应用频率也逐渐增加。但是知识管理是一项长期持续的工作,伴随着知识管理逐渐成为员工日常工作中不可或缺的一部分,还有很多工作需要进一步地探讨和开展,同时,新一届院技委会的成立对知识管理工作又提出了新的要求:

1.与技术管理的新要求/新趋势相适应:知识管理作为该院的重要子战略之一,其重要性已经在院内达成共识。特别是伴随着新一届技委会的建立,技术管理方面又提出了新的要求,知识管理工作应该适应这些新的要求,对知识管理在院内的定位、目标、策略需要及时调整完善,以实现知识管理与技术管理有机融合的目标。

2.专项化团队知识梳理:专项化团队知识是该院知识管理不可或缺的部分。在前期对设计主流程的专业目录进行梳理的基础上,需对地下工程、节能等专项化团队的知识分类体系及知识管理模板进行调整与优化,完善相关知识地图,以使该院的知识管理体系更加完整。

3.与院职能管理的进一步融合:知识管理工作作为未来该院的一项重要工作,不单单是独立存在的,需要与项目管理、运营管理等职能领域融合,面向设计师提出统一的管理要求,面向高层提供更为全面的决策支持,因此需要结合职能管理的要求,对相关的流程、表单进行梳理,并于知识管理相结合,实现既定目标。

4.咨询成果的进一步完善:伴随知识管理工作在全院的普及,使用者在实际操作过程中会提出更多反馈意见,同时结合内部管理流程的调整,知识管理涉及到的相关方面需要及时调整,如知识分类体系、知识历程图及流程表单模板内容进一步地调整更新。

5. 历史资料整理及成果的共享应用:在09年工作的基础上,确定对历史资料的整理应用策略,并结合既有的知识成果,有条件地向试点分院共享应用,坚持由简到繁,循序渐进,以“先动起来”为第一目标,同时兼顾远期目标。

6.知识管理的评估与持续改进:要充分发挥知识管理的价值和作用,就要结合该院专业化的调整及业务的变化不断地优化系统的功能模块和特性,通过持续不断的评估和改进,制定相应的推进措施,使知识管理系统能够适应该院面对环境的变化所做出的改变,实现知识管理的价值最大化。

7.软件功能的深化:通过试点项目,软件平台已经得到认可,但是随着该院专业化分工的形成及越来越多的员工参与到软件使用中来,会有不断的反馈信息及改进意见需要软件系统来实现。同时,开发相应报表功能,满足不同角色对项目的关注角度。

解决方案

该建筑设计研究院知识管理后续服务项目是一项长期的工作,是对知识管理规划工作的有力继承,应在新的技术管理要求指导下,对原有的成果进一步补充完善,探讨知识管理与职能管理的融合,增加对专项化团队知识梳理的基础上,结合实施策略,针对推行效果及客户需求完善深化软件功能,使之更加客户化。具体来说,在此次项目中,重点完成以下8方面工作:

1. 专项团队知识体系的梳理:在原有知识体系的基础上,结合目前技术管理对专项团队的新要求,针对性的选择几个重点团队(如酒店建筑、交通建筑、地下工程等)进行知识体系的梳理,形成有专项特色的知识体系,并对不同专项团队所需的相关表单模板进行梳理。

2. 知识管理与职能管理的融合:结合实际工作运作的需要,初步探讨知识管理与相关职能领域的融合,在原有已经实现的流程基础上,考虑知识管理对项目管理、运营管理等职能管理的支撑,并结合职能管理要求,完善相关流程及具体表单模板。

3. 重点专业知识地图集的整理:在现有基础上,结合重点项目及科研业务建设成果,有重点地选择重点专业方向,梳理设计整理相关知识地图集,如“酒店建筑典型知识地图”、“超高层建筑典型知识地图”,将常用及精化知识点统一归纳整理,便于知识的复用。

4. 知识历程图的梳理完善:结合实际应用情况,在原有重点流程的基础上,对知识历程图进行向上/向下扩充,如将“归档”等环节纳入知识历程图中,实现对“全业务、全流程”的知识管理支撑。

5. 知识管理实施效果的评估改进:结合规范的知识管理实施评估体系,按照季度,对知识管理的具体实施情况进行总结评估,定期给出该院各阶段知识管理实施效果评价,发现存在的问题,给出整改意见,并在下一评估周期指导改进。

6. 已有咨询成果及软件系统的完善与深化:根据实际应用情况,对已有的咨询成果,如相关表单、模板等内容进行调整优化,以适应实际工作需要,并结合咨询成果的补充与完善,及时对软件系统进行修订升级,以保证软件功能满足最新的业务需求。

7. 历史资料的整理与持续改进:配合院内部知识管理团队,对历史资料的整理提出建设性意见,并结合历史资料的整理对相关成果进行持续改进。

8. 分院知识管理成果共享:配合院内部知识管理团队,选择有基础和迫切需求的分院进行已有知识管理成果的共享。

项目价值

在新的技术管理要求下,补充完善既有知识管理的工作,实现知识管理对专业化发展的有力支撑,巩固知识管理作为该院发展战略重要组成部分的定位,明确知识管理持续改进的目标与内容;

促使该研究院知识管理成果有效落地,使知识管理工作更好地融入其日常工作中,从而将项目过程中的知识完整地保存下来,变成该院的知识;

实现知识管理与职能管理的结合,加强对项目运营的分析与跟踪,从而有利于将项目管理、运营管理等职能管理和知识管理的管理思路整合在一起;

增强员工知识管理的意识,培养该院知识共享的文化氛围,使知识管理成为增强该院核心竞争能力的重要组成部分。

客户评价

“AMT为我们做的知识管理咨询,不仅很好的反映了业务的需求,而且能够实实在在的落地,给院里带来看得见的好处,让我们真正看到了这么多年来院里积累的东西。”

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