知识管理

流程革命2.0—让战略落地

战略变了,流程却没有变,企业沿用以往的套路,怎么可能……

华东建筑设计研究院知识管理咨询+IT案例

2012-01-31 17:49作者admin
【本文导读】知识管理体系主要着眼于知识管理组织、运行、支持与考核激励四个方面,清晰勾勒出知识管理工作由谁来做、要做哪些具体工作、如何考核和激励员工参与知识管理。

一、 公司背景

华东建筑设计研究院有限公司成立于一九五二年,是一家提供建筑设计综合性服务的专业公司,服务领域涉及建筑设计、结构及机电设计、城市规划、室内及景观设计等,并为不同行业和地区的客户提供增值服务,目前,已在北京、天津、大连、重庆、苏州等十二个国内主要城市设立了分支机构。成立至今,设计项目遍及20余个国家和地区,完成工程设计及咨询2万余项,在各个领域获得总计600余个奖项,并与100余家境外建筑设计事务所、工程公司建立了合作关系。

成立近六十年来,秉承对“服务,创意,品质”的一贯追求,华东院为客户创造众多艺术与功能完美融合的建筑作品,包括东方明珠、浦东机场、虹桥交通枢纽、世博演艺中心、东方艺术中心、九百城市广场等。

二、 知识管理现状

1. 公司倡导的企业文化现状。

企业愿景: 成为国内领先、国际一流的建筑设计企业。

核心价值观: 服务,创新,品质

企业使命:设计时代精品,引领美好生活

企业精神:高效、合作、领先、敬业、创新

2. 公司已颁布和执行的知识管理相关制度和规范现状。

公司已于2009年颁布了知识管理体系设计制度文件和知识管理操作手册。

其中知识管理体系主要着眼于知识管理组织、运行、支持与考核激励四个方面,清晰勾勒出知识管理工作由谁来做、要做哪些具体工作、如何考核和激励员工参与知识管理。

知识管理操作手册主要从知识管理系统使用者角度出发,指导设计人员在设计过程中管理知识,帮助设计人员按规范化流程理解并执行各阶段的知识管理活动,明确不同阶段的关键控制点及所需提交的知识管理相关文档。

3. 公司的协同办公及知识管理相关信息系统及服务现状。

公司目前采用AMT知识管理IT解决方案系统、集团统一规划的IBM-EBM系统

4. 其他与知识管理相关的业务及管理现状。

09年4月系统上线,除保密项目外其他所有项目都在知识管理系统中运行,项目组按知识管理体系文件相关规定进行知识沉淀,知识管理管理团队定期对知识管理成果进行检查和考核。

5. 在本组织中,知识管理的作用主要体现在哪些地方?

通过知识管理实现内部知识的体系化:建立相对完善的知识管理体系,将不同的知识进行分类存储,便于知识的索引与共享,借助科学的知识管理体系,将有价值的知识尽可能的积累下来,并在此基础上进行重复使用,从而提升整体的技术能力;

通过知识管理将知识与设计流程紧密结合:知识管理依托于ISO设计流程,对设计流程中有价值的知识点进行深度挖掘并规范成知识模板,供设计人员在设计过程中进行使用,达到有目标的知识积累;

通过知识管理实现内部知识工作的自觉化:知识管理与设计员工的日常工作紧密联系起来,使得员工在工作过程中不知不觉的将知识进行采集、加工、应用、创新,完成知识管理的共享和传播,进而在内部形成共享的知识文化。

6. 实施的知识管理项目

l 华东建筑设计研究院技术资源库优化与扩容项目

1. 项目回报。(在考虑知识管理项目回报时,主要考虑知识管理项目对整个公司业务战略的实现,运营效率的提升,智力资本的积累,组织社会责任的实现,组织及个人行为改变等方面的影响)。

2. 项目成果的可追溯:知识管理系统结合华东院专业化发展的战略和员工使用习惯搭建知识分类体系,设计师在项目过程中按要求进行存储知识,达到了项目文档可追溯的要求和目的

3. 经验技巧可共享:以每个运行的项目作为切入点,按照项目阶段和流程梳理出和项目相关的知识沉淀到知识管理系统项目库中,再由知识管理团队相关人员定期地对项目库中的资料进行整理和总结,从而使得经验、教训等隐性知识显性化

4. 技术运用规划:知识管理系统为员工收录了大量的技术标准规范和各地相关法规文件,并由专人进行定期维护,设计师能非常方便地进行查找,提高了工作效率;另外,知识管理系统规范了设计流程中所有的模板和表单,简化知识采集并减少了知识积累的随意性,未来通过一段时间的积累,可提炼相关数据的经验值,进一步提高工作效率

5. 新员工快速成长:知识管理系统上线后,知识管理工作团队将院内积累的大量珍贵的技术科研资料上传到系统上,增加了年轻设计师学习的通道,加快了年轻设计师的成长发展速度

l 项目特点及成功的关键因素。

华东院知识管理项目的实施,有效地解决项目型企业知识沉淀和知识利用的难题,同时基于IT系统简化了知识管理相关工作。纵观项目实施全过程,关键成功因素主要有以下几点:

1. 与业务流程紧密结合:知识只有被多次应用才能体现价值,所以在推进知识管理过程中,必须要始终与业务流程紧密结合,梳理核心业务流程知识,这样才能提高知识的再次应用率,提高企业的运营效率

2. 专家团队高强度参与:知识管理项目启动后,院内就成立了各专业资深设计师组成的专家团队,专家团队每周对设计流程、流程模板表单、项目属性等进行集中讨论,持续贡献宝贵经验

3. 持续不断地优化改进:项目中始终坚持简化一线设计师知识管理工作、提高系统使用便捷性为原则,对系统建设方案进行不断地优化和改进

l 在该项目实施过程中遇到了哪些困难和阻力,是如何克服的?

1. 如何改进设计师的工作习惯,把知识管理工作从突击后补变成日常工作?

华东院一线设计师工作任务非常繁忙,在项目任务紧张的阶段,设计师往往疲于应付工期,将知识管理工作认作为非重要不紧急的事务来处理,等管理部门要检查了,项目团队再匆忙应付,这种突击后补的做法无法起到过程中质量控制、知识沉淀的作用。

应对思路:

A、优化知识管理系统部分功能,使得界面更加友好,操作更加简便,并通过培训宣传等方式向一线设计师传达系统优化方案信息,使其消除知识管理工作会侵占大量工作时间的相关顾虑

B、增加相应过程管控节点,把原来项目一次检查改为过程多次检查,过程检查中若发现有项目没有按规定进行知识积累,通知项目负责人定期整改,并列入考评打分范围

6. 实行的知识管理措施

 

1. 公司从业务中挖掘和整理出有价值的知识点分三步走:

A、梳理业务流程:基于ISO流程,并通过与专家团队进行充分沟通调研,梳理出核心业务流程

B、甄别流程中有价值的知识点:基于梳理出的业务流程,重新审视业务流程中每个环节,找出其中有价值的隐性知识点

C、隐性知识显性化:设计科学的模板和表单,将已甄别出来的有价值知识点纳入模板和表单中

2. 公司已经应用和推广了哪些知识管理工具?

知识历程图:基于业务流程进行知识积累,起到规范知识采集和知识再整理的作用

知识地图:新建项目知识地图、专题类知识地图

公司已有系统是否能满足知识管理的需要,提供了哪些知识管理功能和服务?

公司已有系统能基本满足知识管理的需要。

拥有四个知识库:项目知识库、资料库、专家库、BBS库

3. 公司是怎样评估部门、团队和个人的知识贡献?

院内对知识贡献考核主要有2个层次,第一层次是院对于每个项目的考核,在每个项目完成后由知识管理主管负责根据此项目的知识上传结果按照相关指标进行打分。此部分考核主要以单个项目为考核对象,以项目组在项目过程中资料的上传情况为考核内容,包括资料上传及时性、上传资料的完备性、上传资料的质量及审核通过情况四项指标(设有权重)

第二层次是项目团队对给个人进行考核,以个人在项目中的知识管理工作表现情况为考核内容。包括资料上传及时性、上传资料的完备性、上传资料的质量(设有权重)。普通设计人员由设总进行考评,工程设计总负责人、项目经理及专业负责人则由技术专员进行考评

4. 公司是怎样激励部门、团队和个人踊跃地贡献知识的?

院内对于项目的激励主要以各项目考核结果为依据,根据考核分数高低进行奖励,奖励方式主要采用正激励与负激励结合为主,系统运行一年内主要以正激励为主。

另外院里会定期组织内部业务学习,技术交流,科研业务建设等方式来鼓励员工贡献知识。

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